כתובת: ת.ד. 43017, ירושלים 9143001
טל. 02-5366887, פקס. 02-5366778
מייל: migzar-7@migzar-7.co.il

קופה קטנה

שאלה:

העמותה שלנו מפעילה מתנדבים רבים שמתכנסים אחת לשבוע לתדרוך במשרדי העמותה. על מנת להנעים את המפגשים הללו, המזכירה של העמותה רוכשת כיבוד קל לפני המפגשים. מצאנו שדי מסורבל להתייחס להוצאות הללו כהוצאות רגילות הן מבחינת הצורך להגיע לסניף הבנק של העמותה ולמשוך משם כספים כל פעם מחדש והן בצורת הדיווח על הוצאות אלו. ראינו באינטרנט שישנה אפשרות להחזיק 'קופה קטנה' בדיוק לצרכים אלו. האם תוכלו לפרט מהם כללי התפעול של קופה קטנה כזו? האם ניתן להפקיד ישירות לקופה זו תרומות בסכומים קטנים שאנו מקבלים מידי פעם?

תשובה:

קופה קטנה היא קופה המשמשת כקופת מזומנים בסכומים נמוכים יחסית לשם רכישת מוצרים ושירותים המשולמים במזומן ובסכומים קטנים כדוגמת רכישת כיבוד למשרד, רכישת ציוד משרדי, החזר הוצאות לעובדים (כגון החזרי דלק במהלך העבודה) וכו'.

לקופה הקטנה  מוקצב סכום מזומנים קבוע על ידי ההנהלה, אשר נמשך מחשבון הבנק של העמותה. סכום זה מהווה "דמי מחזור" ומשמעותו היא שבקופה תמיד יהיו מזומנים ו/או קבלות בסכום זה.

בתום כל חודש יגיש האחראי על הקופה הקטנה "דוח קופה קטנה" שבו נרשמות במרוכז כל ההוצאות שבוצעו מכספיה. על פי דו"ח זה יקבל האחראי מחדש מזומנים בסכום שהוציא.

אין להפקיד בקופה קטנה כספים ממקורות אחרים (כמו כספים שמתקבלים מלקוחות או מתורמים) ואין למשוך ממנה כספים למטרות שונות מאלה שהוזכרו לעיל.

כל משיכה שמתבצעת מהקופה הקטנה צריכה להיות מלווה במסמך מתאים שיצורף לקופה הקטנה ויהווה אסמכתא למשיכה (חשבונית מס קבלה / קבלה / שובר תשלום).