כתובת: ת.ד. 43017, ירושלים 9143001
טל. 02-5366887, פקס. 02-5366778
מייל: migzar-7@migzar-7.co.il

שליחת קבלות בדואר אלקטרוני

שאלה:

העמותה שלנו מעניקה שרותי הדרכה ליווי ותוכן מסובסדים למוסדות חינוך בפריפריה, במסע החיים למחנות ההשמדה בפולין. בעבר שלחנו את הקבלה על התשלום בדואר. בשנה האחרונה בגלל בעיות ועיכובים בעבודת הדואר אנו מקבלים תלונות מלקוחות רבים על כך שהמסמכים לא מגיעים בזמן. בעקבות כך עלתה הצעה לשלוח את כל המסמכים בדואר אלקטרוני. השאלה היא האם החוק מאפשר צורת משלוח כזו? איך שומרים על תיעוד מסמכים כאלו בצורה שתהיה מקובלת על רשויות המס?

תשובה: 

כחלק מהתפתחות הטכנולוגיה המאפשרת להעביר בצורה מהירה, קלה ומאובטחת מסמכים, חוקק חוק החתימה האלקטרונית ובעקבותיו הוציאה ועדה משותפת של מס הכנסה ושל מס ערך מוסף חוזר המפרט את עיקרי השינויים הנגזרים משימוש במסמכים ממוחשבים, הן בצורת העבודה עם מסמכים אלו והן לגבי ניהול הספרים.

במסגרת זו ננסה לתמצת את עיקרי הדברים. ניתן לקרוא את החוזר במלואו בקישור זה

אילו מסמכים יהיו קבילים בהעברה ממוחשבת.

החוק קובע כי ניתן יהיה לשלוח בצורה ממוחשבת את סוגי המסמכים הבאים:

  1. שובר קבלה.
  2. חשבונית, למעט חשבונית שהיא גם תעודת משלוח.
  3. הודעת זיכוי.
  4. חשבונית מס, למעט כזו שהיא גם תעודת משלוח.

 מהו מסמך ממוחשב?

על מנת שמסמך יחשב מסמך ממוחשב על פי חוק, עליו לעמוד בשני התנאים הבאים:

  1. המסמך נוצר, נשלח, נקלט, נראה ונשמר באמצעים ממוחשבים.
  2. המסמך חתום בחתימה אלקטרונית מאובטחת או בחתימה אלקטרונית מאושרת על ידי יוצר המסמך.

חתימה כזו מאפשרת הן חתימה על המסמך, כלומר אימות הזהות של החותם, והן חתימה של המסמך, כלומר היא מאפשרת לוודא שלא נערך שינוי במסמך מאז חתימתו.

הבנה של המושגים 'חתימה אלקטרונית מאובטחת' ו'חתימה אלקטרונית מאושרת' חשובה ביותר על מנת לעשות שימוש נכון בהוראות החוק. ניתן ללמוד על סוגי החתימות האלקטרוניות השונות וההבדלים ביניהם בקישור זה

יודגש כי שאר ההוראות של ניהול הפנקסים חלות גם על מסמכים ממוחשבים ולכן על הלקוח לקבל את החשבונית הנושאת את המילה 'מקור' רק פעם אחת, והוא לא יוכל להורידה כמקור יותר מפעם אחת. 

כיצד יוצרים מסמך ממוחשב?

ישנם שני דרכים ליצור מסמך ממוחשב:

  1. סריקה של התיעוד – ניתן לסרוק את המקור שהודפס ממערכת חשבונות היודעת להפיק תיעוד כזה, או לסרוק מקור ידני שנתלש מפנקס. בתהליך הסריקה צריך להוסיף את המילים "מסמך ממוחשב" על גבי המסמך. במידה ובתהליך הסריקה אין אפשרות להוסיף מילים אלו על גבי המסמך, יש להוסיפם על המקור לפני הסריקה. לאחר הסריקה והוספת המילים "מסמך ממוחשב" יש לחתום את המסמך בחתימה אלקטרונית.
  2. הפקה אוטומטית – ישנם תוכנות היודעות להפיק באופן אוטומטי קובץ מתוך הנתונים השמורים בקובץ הקבוע ולהוסיף עליו את המילים "מסמך ממוחשב". לאחר יצירת הקובץ יש לחתום אותו באמצעות חתימה אלקטרונית.

 כיצד שולחים מסמך ממוחשב?

החוק לא קובע כיצד לשלוח מסמך כזה. ניתן לשלוח אותו בדואר אלקטרוני או להזינו לאתר המאפשר ללקוח באמצעות קוד אישי לצפות ולהוריד את החשבונית שלו.

 שמירה ואיחסון של מסמך ממוחשב.

הן השולח והן המקבל צריכים לשמור את המסמך הממוחשב בתיק תיעוד החוץ, כאשר הוא בצורתו המקורית בה נשלח/התקבל, חתום בחתימה אלקטרונית, על גבי אמצעי אחסון ממוחשב. הדפסת המסמך ותיוקו לא תחשב תיעוד חוץ.

על מנת שספריה תחשב תיק תיעוד חוץ היא צריכה לכלול מנגנון חיפוש ואיתור מסמך ושליפתו מבין שאר המסמכים השמורים באותה ספריה.

כאשר עסק פועל בארץ, תיק תיעוד החוץ בו נשמרים המסמכים לצורך תיעוד חייב להיות מאוחסן על שרת הממוקם בארץ.

יש לגבות את כלל הנתונים שבתיק תיעוד החוץ בשבוע הראשון לכל רבעון של שנת המס ולשמור את הגיבוי על גבי אמצעי אחסון ממוחשב (כגון כונן קשיח, תקליטור וכו') שיאוחסן במקום המוגן מנזק שעלול להתרחש במקום השמירה העיקרי.

 תנאים נוספים החלים על שולח המסמך.

  1. החוק קובע כי על אדם המעונין לשלוח מסמך ממוחשב באמצעים אלקטרוניים, להודיע לפקיד השומה על כך בדואר רשום לפני הפעם הראשונה שהוא מבצע משלוח כזה.
  2. על מנת לשלוח מסמך ממוחשב לאדם מסוים יש לקבל את הסכמתו המפורשת לפני משלוח המסמך הראשון. הסכמה זו יכולה להעשות בכל דרך בת תיעוד, כגון בכתב או באמצעות לחיצה על כפתור שעל ידה מאשר המקבל כי הבין ומביע את הסכמתו לקבל מסמכים בצורה זו. על השולח לשמור את אישורי ההסכמה, כחלק ממערכת החשבונות שלו.
  3. על השולח מסמך ממוחשב לשמור את המסמך הממוחשב החתום בחתימה אלקטרונית לצורכי ביקורת. במידה והמסמך הממוחשב נוצר על ידי סריקה של מסמך פיזי, יש לשמור בנוסף למסמך הממוחשב גם את המסמך המקורי למשך 3 שנים.